Cara Membuat Undian Online untuk Event: Panduan Lengkap & Gratis

Undian doorprize hampir selalu jadi momen paling ditunggu di sebuah acara — entah itu gathering kantor, seminar, arisan, perayaan 17 Agustus, sampai giveaway online. Masalahnya, cara lama seperti mengocok gulungan kertas atau memutar botol sering bikin repot panitia: menyiapkan ratusan potongan kertas, tulisan tidak terbaca, dan yang paling riskan — peserta meragukan keadilannya.

Undian online menyelesaikan semua itu. Berikut panduan lengkap membuatnya dari nol, bahkan jika kamu belum pernah melakukannya sama sekali.

1. Siapkan data peserta di Excel

Semua undian online dimulai dari daftar peserta. Buat file Excel sederhana dengan kolom minimal: nomor undian dan nama peserta. Kolom tambahan seperti alamat dan nomor HP berguna untuk verifikasi pemenang, terutama kalau hadiahnya bernilai besar.

• Pastikan nomor undian tidak ada yang kembar — ini sumber masalah paling umum.
• Nomor undian sebaiknya dibagikan ke peserta sebelum acara (di tiket, kupon, atau saat registrasi) supaya mereka bisa mencocokkan sendiri saat menang.
• Data dari Google Form bisa langsung di-download sebagai Excel/CSV, tinggal dirapikan.

2. Pilih aplikasi undian online

Kriteria utama memilih aplikasi undian untuk event: bisa import peserta dari Excel (bayangkan mengetik 500 nama satu per satu), punya mode layar penuh untuk ditampilkan di proyektor, dan hasil undiannya acak secara adil. Fitur pendukung seperti efek suara, animasi pemenang, dan riwayat pemenang membuat acara terasa lebih profesional.

Kami membahas kriteria ini lebih dalam di artikel 7 fitur wajib aplikasi undian online untuk event.

3. Atur daftar hadiah

Masukkan setiap hadiah beserta jumlah unitnya — misalnya 1 sepeda, 3 rice cooker, 10 voucher. Urutan pengundian yang paling seru adalah dari hadiah terkecil ke hadiah utama: penonton bertahan sampai akhir dan ketegangan terus naik. Tambahkan foto hadiah kalau aplikasimu mendukung, karena gambar sepeda motor di layar proyektor jauh lebih memancing antusiasme daripada sekadar teks.

4. Lakukan pengundian secara live

Inilah puncaknya. Sambungkan laptop ke proyektor atau TV, aktifkan mode layar penuh, dan mulai undian di depan semua peserta. Angka yang berputar cepat lalu berhenti di satu nama — disertai suara drum roll dan konfeti — menciptakan momen yang tidak bisa ditiru kocokan kertas.

• Lakukan gladi resik sebelum acara: tes proyektor, suara, dan coba undi beberapa kali dengan data dummy.
• Minta MC membacakan nomor dan nama pemenang, lalu beri waktu peserta mencocokkan kuponnya.
• Siapkan aturan jika pemenang tidak hadir — umumnya diundi ulang setelah dipanggil tiga kali.

5. Simpan dan umumkan pemenang

Setiap pemenang yang sudah sah sebaiknya langsung disimpan ke riwayat, sehingga otomatis tidak ikut undian berikutnya — tidak ada cerita satu orang menang dua kali. Setelah acara, export daftar pemenang ke Excel sebagai arsip panitia dan bahan pengumuman resmi di grup WhatsApp atau media sosial. Transparansi ini penting: peserta yang percaya prosesnya adil akan antusias ikut event kamu berikutnya.

Berapa biayanya?

Kabar baiknya: gratis. Aplikasi seperti Undira bisa dipakai tanpa bayar untuk event hingga 100 peserta dan 3 jenis hadiah — cukup untuk mayoritas gathering dan acara komunitas. Untuk event besar dengan ratusan hingga ribuan peserta, tersedia paket PRO tanpa batas peserta.