Checklist Panitia EO: Persiapan Undian Doorprize dari H-7 sampai Hari-H

Di rundown acara, undian doorprize sering dianggap segmen "gampang" — sampai hari-H tiba dan panitia sadar: daftar peserta belum final, ada nomor undian dobel, hadiah sponsor belum jelas jumlahnya, dan tidak ada yang tahu siapa mengoperasikan undiannya. Segmen yang harusnya jadi puncak keseruan malah jadi sumber panik.

Checklist ini menyusun semua persiapan undian doorprize berdasarkan waktu, supaya bisa langsung dibagi ke divisi masing-masing.

H-7: Kunci daftar hadiah dan mekanisme

• Finalisasi daftar hadiah beserta jumlah unit per hadiah — termasuk hadiah dari sponsor yang sering menyusul di menit akhir. Tagih kepastiannya sekarang.
• Tentukan mekanisme dan tulis hitam di atas putih: siapa yang berhak ikut (semua tamu? hanya yang registrasi?), apakah satu orang bisa menang dua kali, dan aturan bila pemenang tidak hadir (umumnya: dipanggil 3 kali, lalu diundi ulang).
• Tetapkan urutan pengundian di rundown — hadiah kecil dulu, hadiah utama paling akhir agar tamu bertahan sampai acara selesai.

H-3: Bereskan data peserta

• Kumpulkan data peserta dari registrasi/tiket ke satu file Excel: nomor undian, nama, dan kontak.
• Audit nomor undian — pastikan tidak ada yang kembar dan formatnya seragam. Ini penyebab kericuhan nomor satu di lapangan.
• Import ke aplikasi undian dan cek jumlah totalnya cocok dengan data registrasi. Di Undira, tersedia template Excel siap isi sehingga formatnya tidak perlu ditebak-tebak.
• Tentukan operator — satu orang yang bertanggung jawab penuh atas undian di hari-H, bukan "nanti siapa saja yang pegang laptop".

H-1: Gladi resik teknis

• Tes di venue: laptop tersambung ke proyektor/LED, mode fullscreen tampil benar, suara keluar ke sound system.
• Simulasi undian penuh dengan data dummy bersama MC — dari aba-aba, mulai, stop, sampai pembacaan pemenang. Sepakati koreografinya.
• Sesuaikan tampilan: nama acara, logo, warna sesuai tema — layar undian akan jadi latar foto-foto dokumentasi, pastikan pantas dipandang.
• Siapkan cadangan: data peserta di cloud dan flashdisk, laptop kedua bila memungkinkan, dan charger.

Hari-H: Eksekusi

• Update data menit akhir — peserta on-the-spot ditambahkan sebelum segmen undian dimulai, lalu daftar dikunci.
• Briefing 5 menit antara MC, operator, dan koordinator acara: urutan hadiah, aba-aba, aturan pemenang tidak hadir.
• Saat pengundian: operator fokus di laptop, MC membangun suasana, satu panitia mencatat serah terima hadiah dan mendokumentasikan pemenang (foto + tanda terima).
• Simpan setiap pemenang di aplikasi agar otomatis tidak ikut undian berikutnya — tidak ada drama menang dobel.

Setelah acara: tutup rapi

• Export daftar pemenang ke Excel sebagai arsip resmi panitia dan lampiran laporan ke klien/sponsor.
• Umumkan pemenang di grup atau media sosial acara — transparansi ini modal kepercayaan untuk event berikutnya.
• Catat evaluasi: berapa lama segmen berjalan vs rundown, dan apa yang perlu diperbaiki.

Untuk memastikan aplikasi yang kamu pakai sanggup mendukung semua poin di atas, cek 7 fitur wajib aplikasi undian online untuk event. Dan bila timmu memakai operator visual khusus, bagikan panduan VJ menampilkan undian di LED & proyektor ini kepadanya.