Doorprize Gathering Kantor: Panduan Lengkap untuk HRD dan Panitia

Bagi HRD, gathering kantor bukan sekadar acara senang-senang — ia investasi untuk kebersamaan tim. Dan dari seluruh rundown, segmen doorprize hampir selalu jadi yang paling dinanti karyawan. Ironisnya, segmen ini juga yang paling sering disiapkan seadanya: hadiah dibeli mendadak, undian pakai kocokan, dan momen puncaknya lewat begitu saja.

Panduan ini membantu HRD dan panitia internal merancang doorprize gathering yang berkesan — dari anggaran sampai eksekusi.

1. Susun anggaran dengan struktur piramida

Pola yang terbukti efektif: alokasikan sekitar 40–50% anggaran untuk 1 hadiah utama yang membuat orang bermimpi (sepeda listrik, TV, smartphone), 30% untuk 3–5 hadiah menengah (rice cooker, air fryer, voucher belanja besar), dan sisanya untuk banyak hadiah hiburan (voucher kopi, powerbank, tumbler) supaya peluang menang terasa merata. Karyawan lebih mengingat "ada yang menang TV" daripada 20 hadiah kecil yang seragam.

2. Tentukan mekanisme yang terasa adil

• Siapa yang ikut: semua karyawan, atau hanya yang hadir? Keputusan ini harus diumumkan sebelum acara.
• Satu orang satu hadiah adalah aturan paling aman untuk menjaga suasana — pemenang yang sudah tercatat otomatis tidak ikut undian berikutnya.
• Karyawan yang tidak hadir: tetapkan sejak awal apakah hangus atau diwakilkan. Sumber drama klasik kalau tidak diatur.
• Urutan hadiah: hiburan dulu, hadiah utama paling akhir — karyawan bertahan sampai acara selesai.

3. Siapkan data peserta dari HRIS

Keunggulan acara internal: data peserta sudah ada. Export daftar karyawan dari sistem HR ke Excel, beri nomor undian unik per orang, dan bagikan nomornya saat registrasi ulang di lokasi (di name tag atau kupon). Lalu import file itu ke aplikasi undian — di Undira tersedia template Excel siap isi, dan ratusan karyawan masuk dalam hitungan detik.

4. Jadikan momen pengundian tontonan

Bedanya doorprize yang datar dan yang dibicarakan sampai Senin pagi ada di kemasannya. Tampilkan undian live di proyektor dengan angka berputar besar, minta MC membangun ketegangan, dan biarkan sorak pecah saat nama muncul dengan konfeti di layar. Untuk perusahaan, tambahkan sentuhan brand: logo perusahaan dan warna korporat di layar undian membuat dokumentasi acara terlihat profesional — foto-foto ini biasanya berakhir di media sosial internal dan laporan manajemen.

5. Tutup dengan rapi (ini bagian HRD banget)

Setelah acara, export daftar pemenang ke Excel sebagai lampiran laporan pertanggungjawaban anggaran — lengkap dengan nama, hadiah, dan waktu menang. Untuk hadiah bernilai besar, siapkan tanda terima serah terima hadiah. Dan catat satu hal untuk tahun depan: hadiah mana yang paling memancing antusiasme.

Ringkasan checklist HRD

• Anggaran piramida: 1 hadiah impian + menengah + banyak hiburan
• Mekanisme tertulis & diumumkan sebelum acara
• Data peserta dari HRIS → Excel → import ke aplikasi undian
• Gladi resik tampilan di proyektor venue
• Undian live, satu orang satu hadiah, pemenang tercatat otomatis
• Export pemenang untuk laporan & tanda terima hadiah

Butuh detail persiapan per hari? Ikuti checklist H-7 sampai hari-H. Dan bila undianmu terbuka untuk publik (bukan internal), pahami dulu aturan dan izin undian berhadiah.